Att använda personalen rätt

Tänk dig ett jobb där din chef känner dig, vet vad du är bäst på, vad du behöver bli bättre på och vad som är dina sämsta sidor.

Tänk dig sedan om chefen har hjälpt till och anpassat dina arbetsuppgifter så att du till minst 80 procent har uppgifter som du är bra på, typ 18 procent har uppgifter som du kan bli bättre på (men som inte kräver otroligt mycket energi att förbättra utan mer övning) och 2 procent sådan som du i vanliga fall skjuter upp i flera dagar för att det krävs så mycket energi att få det gjort (det kanske är vissa telefonsamtal, att skriva protokoll, få ihop ekonomirapporten eller att kalla till möten). Tänk om resten av dina mest energikrävande uppgifter sköttes av någon som faktisk gillar dem och dessutom tycker om att hjälpa dig att prestera bättre.

Hur menar jag?

Jo, det finns så många grupper som vi inom bygg skulle kunna ha som “avskräckande exempel”, se bara på läkare som lägger en massa tid på journalföring och inte hinner träffa patienter, eller lärare som bara får mer och mer arbetsuppgifter utöver att undervisa. Resultatet blir inte bra när specialister ska göra allt. Hur ska vi tänka för att inte hamna där?

Vad är motsvarigheterna inom bygg?

Det kan vara den grymma snickaren som blir satt som arbetsledare och sköter det superbra, men inte har koll på basic administration (som vi kontorsråttor tar för givet) och får lägga orimlig tid på att administrera, eller fastighetsskötaren som ser till att husen mår bra och fungerar perfekt och hyresgästerna är glada men som är dålig på att skriva och därför inte dokumenterar. Platschefen som är grymt bra på att driva jobbet men hatar att prata inför grupper och drar sig för varje liten fika och firande för att hen då förväntas säga något käckt i fikarummet, osv.

Tänk att få känna att du levererar och verkligen bidrar till bolagets framgång 80% av tiden, att du utvecklas 20% av tiden och att din chef förstår och vet vad som är jobbigt för dig och ser till att du slipper delar av det, och känner dig så mycket att hen kan berömma dig när du gjort något som är energislukande för just dig.

Är det en ouppnåelig utopi?

För mig är detta kärnan i ledarskapet, att känna, hjälpa, stötta och få sina medarbetare att må bra och prestera så mycket som möjligt. För att uppnå detta krävs TID, tid att bygga förtroende, tid att leda och tid att stötta sina medarbetare.

Tyvärr finns det mycket som tyder på helt orimliga krav på dagens chefer, det är dags att vi börjar välja väg.
Ska cheferna fokusera på att dokumentera, sitta på otydliga möten och vara tillgängliga för sin chef eller ska de få lov att fokusera på sin egen avdelning och att få varje individ att må så bra som möjligt så att de presterar så rätt saker som möjligt.

Jag menar inte att vi ska sluta dokumentera och sluta ha möten, men vi ska dokumentera rätt (varför? till vem? i vilket syfte?) och vi ska ha tydliga möten med agendor och struktur. Våga börja ställ krav och ifrågasätta era arbetssituationer, vad är ni anställda för?

Lästips – Möteskokboken 1 och 2

Möteskokboken 1 och 2 är skrivna av Erik Mattsson och Anna Jöborn. Jag hittade de här böckerna av en slump när jag satt och sökte efter något annat på internet och råkade komma in på ordrum.se och deras webbutik. Jag glömde bort vad jag höll på och letade efter och blev fascinerad av de fina färgerna, associationkorten, humörmarkörerna och utdragen man kunde titta på från böckerna. Det slutade med att jag beställde båda dessa bara för att jag var nyfiken.

Jag blev inte besviken, böckerna är som ett smörgåsbord med övningar och med instruktioner i hur man bygger ihop ett bra möte. I Möteskokboken del 2 får man mer kött på benen och det fokuseras på processmöten och konferenser.

De har till och med gjort en app (åtminstone till iphone) som heter Mötesplan där man kan planera sina möten och bygga upp dem med deras byggblock.

Jag gillar bildspråket, färgerna och tydligheten. Sedan får det verkligen mötesplaneringen att verka roligt och lätt. 🙂 Det enda jag brukar tänka när något känns lätt är att det är dags att börja tänka på förändring så att inte nästa steg blir onödigt jobbigt.

Kan vi inte vara snälla nu för sen dör vi faktiskt

så heter Bob Hanssons senaste föreställning och det är ord som jag verkligen står bakom.

Från förordet till hans bok “Tankar för dagen, manual för ett snällare liv”:

Google har i en stor undersökning av vilka arbetsgrupper som arbetar mest effektivt haft svårt att hitta någon gemensam nämnare. De undersökte 180 arbetsgrupper över hela världen i flera år.
Men ingen av deras uppsatta variabler gav utslag. De fick gå hem och hitta på nya.

Till sist hittade de den gemensamma nämnaren. Det handlade inte om kompetens. Det handlade inte om gruppens sammansättning.
Det handlade om snällhet.

Snällheten skapade den psykologiska trygghet som Harvardprofessorn Amy Edmondson beskriver så här: »Att man känner sig så trygg i gruppen att man vet att man inte riskerar att bli förödmjukad, straffad eller utslängd när man tar till orda.«

Varför har så många så svårt att vara snälla mot andra? Här är 5 tips på vad man kan tänka på plockade från utforskasinnet.se.

  • Uppträd inte som att du kan allt
  • Släpp inte ut din bitterhet
  • Ha tålamod och lyssna på andra
  • Ge komplimanger och se det goda i andra
  • Var generös

Att vara snäll betyder inte att man ska låta andra köra över en, utan det har att göra med hur man bemöter andra. Att vara snäll är inte mesigt, fegt eller löjligt. Att ta sig tiden och modet att våga vara snäll kommer att skapa en värld där många fler än i dag känner sig sedda, bekräftade och kommer att må (och prestera) bättre.

Tänk om vi alla kunde ha som mål att varje dag göra något snällt som vi inte gjorde i går.

Minska energiläckaget i byggprocessen

Det klagas mycket inom byggbranschen precis som i andra branscher, i bygg är allting dyrt och allt tar lång tid och det bråkas hela tiden.
Tiden beror på hur man räknar, ser man på processen från detaljplan till färdigt bygge så tar det ofta orimligt lång tid men den förberedande tiden arbetas det med på många håll för minska. Själva byggtiden kan säkert minskas i många projekt genom att köra skift så länge man klarar bullerkraven. Transporter borde kunna anlända mer på nätterna, gjutningar borde med fördel ske oftare på nätterna och så vidare, det här blir vanligare och vanligare speciellt i städer.

Vad kan vi i branschen göra för att minska de totala kostnaderna och tiden som läggs på bråk/meningsskiljaktigheter?
Att arbeta i samverkansprojekt där det är procentuella påslag och mindre spekulation och “formuleringarna” skrivs ihop så att samsyn kan nås i tidiga skeden är en lösning, men hur ska vi alla hantera de mindre projekten (som ändå är mycket pengar, säg de som har en anbudssumma under 20mkr).

Här är några av mina tankar med lite tips som jag tror skulle kunna göra hela byggprocessen smidigare.

Beställare/byggherrar:

  • Borde skaffa sig mer kunskap om hur man skriver tydliga förfrågningsunderlag. Skicka till exempel inte med en bunt papper med interna miljökrav, tänk till och skriv en tydlig lista att dessa interna miljökrav ska vara hanterade i miljöplanen. Lätt att ta med i beräkningarna för entreprenören och lätt att pricka av i planen för både entreprenör och beställare.
  • Borde ha en sån kunskap om projekten att de vet vad som är speciellt i detta projekt jämfört med ett standardprojekt.
  • Borde anpassa texter och tänka igenom kraven med tanke på hur stort projektet är. Risken är stor att de mindre entreprenadfirmorna missar delar av kraven eftersom de “aldrig” brukar göra det på sina småprojekt.
  • Komma ihåg att ni beställare alltid betalar för tiden det tar för en entreprenadfirma att lämna anbud både till er och till andra beställare.
  • Ha med tanken att meningen inte är att “sätta dit” entreprenören utan att rätt sak byggs med rätt kravnivå och för rätt summa pengar, enklaste och snabbaste vägen dit är tydlighet.
  • Fråga entreprenören efter återkoppling på förfrågningsunderlagets tydlighet efter projektet, det blir i sig ett betyg på era konsulter.

Konsulter:

  • Er roll är att vara experter och stöd till beställaren. Sluta kopiera förfrågningsunderlag från ert senaste projekt, eller att bara utgå från en av era mallar. Er beställare vill ha ett tydligt förfrågningsunderlag som skapar så få öppningar för diskussioner som möjligt.
  • Kommunicera till er beställare vilka risker ni ser med koder och formuleringar, ofta har ni varit inblandade i betydligt fler liknande projekt än beställaren. Det måste ske mer aktiva beslut där ni ser till att de vet vad de väljer mellan.
  • Be att få sitta med på byggmöten för att lyssna och lära er, om inte beställaren vill betala timmarna så ta det som interna utvecklingstimmar.
  • Om ni inte är inblandade i själva entreprenaden så se till att ni får återkoppling på problem som uppstått med tolkningar OCH för den informationen vidare in i er organisation så att ert nästa förfrågningsunderlag blir tydligare och bättre.

Entreprenörer:

  • Sluta vara rädda för att ställa frågor under anbudstiden, ni ska fråga om otydligheter och alla har intresse av att dessa reds ut innan projektet startar.
  • Ta upp oklarheter så snart de upptäcks, på så sätt kanske de hinner lösas under projekttiden och ni slipper långvariga energidränerande tvister efteråt.
  • Ge gärna beställare och konsulter återkoppling på förfrågningsunderlaget i slutet på projektet.

Verksamhetsutveckling – alla dessa planer

Jag brinner verkligen för att öka värdet för slutanvändarna i processer eller i de dokument som måste användas. Vi måste hjälpas åt att få bort onödig dokumentation och att få alla som förväntas prestera de dokument som är kvar att förstå VARFÖR de ska skrivas.

Ta en sak som de projektunika planerna som entreprenörer förväntas ta fram eller ta över och vidareutveckla för alla projekt (kvalitet- miljö och arbetsmiljöplaner). Som projektledare hos beställaren så är de något som man (speciellt i mindre projekt) får tjata om och när de väl lämnas in är de oftast inte bra och tydliga.

Då är det något som har blivit fel i processerna, för vad är tanken med dessa planer?
Tanken är ju att beställaren ska känna sig säker på att de som arbetar på projektet har koll på de specifika förutsättningarna och lagkraven som gäller för just detta projekt.

Egentligen så är det ju perfekt, tänk att en VD eller ett ombud för ett entreprenadföretag ska åka ut till ett projekt och stämma av läget? Efter en snabb blick i projektplanen (kvalitetsplanen, miljöplanen och arbetsmiljöplanen) så har hen en bra uppfattning om de viktiga sakerna på just det projektet.

Om det nu är så bra, VARFÖR sköts det så dåligt då? Här är några möjliga anledningar.

  • Ingen hos entreprenören bryr sig och efterfrågar planerna.
  • Ingen har förklarat för alla ute på bygget varför vi har dem, vad de är bra för och vilka signaler de sänder.
  • Det finns inga bra mallar, de som finns passar inte bolagets/avdelningens verkliga projekt.
  • Man kommer undan med att vara dålig på dessa som platschef bara projektet går plus.
  • Beställaren/byggherren är “för snäll” i början på projektet och låter arbetena starta innan alla dokument är framtagna.

Vad kan man göra åt det då?
Större företag har ofta verksamhetsutvecklare på någon stabsavdelning, plocka i såna fall ut dem i verkligheten och förklara varför mallarna inte fungerar (om det är ord i hjälptexter som inte stämmer, eller om viktiga rubriker inte finns, eller om ordningen är fel) sen får de hjälpa er att utveckla dem så att ni vill använda dem.

Mindre entreprenadföretag kanske inte har någon verksamhetsutvecklare och det kanske är platscheferna som förväntas fixa detta med vänstra handen. Fast de kanske inte riktigt vet vilka krav som ställs, eller har koll på varför och definitivt inte har tid att ta reda på det. Det kan också vara så att de lider lite av att de inte har koll på hur andras mallar och planer ser ut. Här kan det ju vara ett tips att ta hjälp av en konsult som arbetar inom bygg.

Lästips – Fem felfunktioner i en grupp

Fem felfunktioner i en grupp och hur man skapar en fungerande arbetsgemenskap släpptes 2006 och är skriven av Patrick Lencioni. Jag är väl typ sist på bollen men jag verkligen älskade den här boken.

När jag nyfrälst försökte pracka på min man boken så suckade han lite och sa att den stod på engelska i bokhyllan nere 🙂 Jaja, nu har vi den på svenska också, 2006 kom vårt första barn och sedan dess har orken för att läsa fackböcker hemma inte infunnit sig (och på jobbet har jag aldrig haft tid att utveckla mig genom att läsa böcker).

Fem felfunktioner i en grupp är skriven som en ren berättelse om en organisation som får en ny VD som ska rädda bolaget. Jag brukar ju inte gilla när en faktabok inte är en faktabok, men den här var skriven så bra att jag verkligen var nyfiken på hur det skulle gå. Den var lättläst och det var verkligen en perfekt sommarbok.

Föredömligt nog finns det 30 sidor på slutet som beskriver felfunktionerna och dess lösningarna. Allt är skriver på lätt svenska och med ett bra flöde i texten.

Bra chefstips

Ishtar Touailat är en av chefs krönikörer som även är en hyllad chef och ledare. Hon har skrivit en bra lista på “8 tips till dig som är ny chef“, jag tycker definitivt att råden gäller alla chefer.

Jag skulle säga att detta är det ledarskap som krävs idag, det är till exempel samma saker som Ann-Louise Lökholm Klasson pratade om när jag lyssnade på henne.
Punkterna borde heta “Här är 8 tips för att bli en sån ledare som efterfrågas”. Det svåra är att det går inte riktigt att fuska sig till och läsa sig till att bli en bra chef längre. Är du inte intresserad av människor och vågar vara sårbar själv så är det en ganska tung utvecklingsresa du får göra.

Podd-tips

Jag upptäckte en (för mig) ny podd i veckan, nämligen Hela Kedjan som är en samhällsbyggnadspodd där duktiga Nima Assadi intervjuar olika personer inom samhällsbyggnadsbranschen. Poddavsnitten varierar mellan ungefär 40 minuter och drygt en timma och podden är professionell och lämpar sig perfekt för en promenad.

Jag hittade dit eftersom jag var väldigt nyfiken på att lyssna på min gamla kursare Stefan Lindbäck prata om Lindbäcks Bygg och deras utveckling. Det var ett bra samtal med en VD som kan sin verksamhet, och på ett självklart sätt bryr sig om totalekonomi, hållbarhet och sin personal. Han pratar om utveckling ihop med leverantörer som bygger på tillit och förtroende för att vässa slutprodukten och om hur man överlever nästa lågkonjunktur.

Stefan kan du lyssna på i det senaste inlägget och podden hittar du på itunes, acast och spotify.

Hållbara chefer i nöd och lust

Tidningen chef skrev i slutet av juni om en rapport som Ledarna har tagit fram baserat på en forskningsstudie om varför chefer slutar.

”Arbetsbelastning, dåligt ledarskap och otydlighet anges som främsta skälen att lämna. Mest påfrestande i vardagen är hög arbetsbelastning”, kommenterar Anki Udd, ledarskapsexpert på Ledarna.

Ledarnas rapport är en lättläst sammanfattning av en längre forskningsrapport där man har följt upp ett antal individer 11 år senare för att se vilka som är kvar som chefer och om man kan hitta några gemensamma nämnare mellan de som är kvar och de som har slutat.

Ledarna drar nedanstående slutsatser från forskningsrapporten, men läs gärna åtminstone Ledarnas sammanfattning och se hur er organisation blir en organisation som man vill vara chef i.

En stor andel chefer överväger att lämna sina chefsuppdrag. Av de chefer som forskningsstudien följt upp har fyra av tio de facto tagit det steget.

De som överväger att lämna sitt chefsuppdrag anger främst arbetsbelastning, dåligt ledarskap och otydlighet som skäl för detta. Mest påfrestande i chefers vardag är hög arbetsbelastning som inte ger tid till det man uppfattar som viktiga uppgifter.

Det som minskar motivationen på sikt till att fortsätta som chef är negativa attityder hos medarbetare och kollegor, krånglig administration och hämmande strukturer samt närmaste chefs ledarskap.

Relationella värden väger tungt för vad som bidrar till utvecklingen som chef; givande kollegor och medarbetare och mötet med andra människor. Men också möjligheten att arbeta med utveckling av verksamheten.

Det som upplevs stödjande i chefers vardag är en bra chef, kollegor och medarbetare; fungerande administrativt stöd och stimulerande arbetsuppgifter.

Nya chefer behöver stöd över tid för att komma in i sin chefsroll för att nå ökad trygghet och hållbarhet. Med erfarenhet ökar chefers sociala skicklighet, trygghet i rollen och graden av inflytande.

Inre energiläckage – processer

Som jag lovade förra veckan så kommer här lite uppföljande tips om hur ni kan förbättra era processer och flöden.

Vad är processer och varför behövs dem, alla vet väl hur man ska göra? Här är ett litet TED-tips om processer, Tom Wujec visar hur han arbetar med att förklara varför processer behövs. (Han har även en hemsida om detta.)

Många företag idag har kommit så långt att man har haft engagerade konsulter inne och gjort en massa färgglada och roliga postitlappsövningar som sedan har blivit processer som beskriver verksamheten och hur man ska jobba.
Jättebra, härligt då har man något att utgå ifrån, men det är nu det riktiga arbetet börjar.

En bra process är enligt mig något som fungerar som en ryggrad för allt du behöver hitta i ditt ordinarie arbete. En process ska ha ett övergripande flöde för de som inte arbetar i just den processen men behöver ha vetskap om den och sedan ska det enkelt gå att få fram mer information för de som arbetar i den.

Ha gärna med namn på individer istället för rollnamn, hänvisa till exempel inte bara till Marknad, utan skriv ett namn (de kanske är ansvariga för olika områden eller affärssegment). På så sätt styr man kontakten rätt direkt. Ja, folk slutar, ja folk ändrar roller men förhoppningsvis inte så ofta.
Se till att Marknad (i det här fallet) är ansvariga för att kontaktinformationen stämmer och att de lätt hittar de delar som de är ansvariga för även om det inte är i deras vanliga processer. (Det lättaste är kanske en sida med länkar till dokument som innehåller saker som deras avdelning ansvarar för)

Om man har systemet uppbyggt så att man har rutiner på andra ställen (till exempel en investeringsrutin i en ekonomihandbok) se till att det länkas dit från de processer som kan behöva investeringsbeslut. Det ska inte krävas extra kunskap för att hitta dokument som krävs enligt processen.

Se till att mallar och dokument heter samma sak på olika ställen så ingen energi går åt till att fundera på om det är “rätt” mall. Se även till att någon är ansvarig för innehållet i mallarna, det behöver inte vara samma person som ser till att mallformaten stämmer (med loggor, adresser mm).

Se till att det går att klicka sig vidare till saker som ledningsgruppsmöten och styrelsemöten och deadlines inför dessa från processer som kan behöva det.

Kort sagt, för att få till implementeringen och få alla att arbeta lika så gör processen till den lättaste vägen att hitta dokument. Öka värdet för de anställda att gå via processerna genom att de känner sig säkra på att de gör rätt och att de snabbt hittar kontakter, mallar och dokument.

Se till att chefer tar upp frågan om hur processerna fungerar på alla avstämningsmöten och fångar upp eventuella kommentarer. Visa att frågan är prioriterad.

Se till att nyanställda får en genomgång i hur vi arbetar och inte bara får information från HR och om vad andra avdelningar gör.

Bli glada över alla som klagar på länkar som inte fungerar eller otydlig information i dokument för då är de inne i processen och arbetar och vill förbättra den. Fira alla förbättringsförslag som kommer in, få med alla på tåget och låt dem känna att de kan påverka. Glöm inte att göra det tydligt och lätt hur man “klagar” och se till att mottagaren prioriterar detta och återkopplar.