Inre energiläckage

Inre energiläckage är något som jag är allergisk mot. Jag vet att många kanske inte vet vad jag menar men jag kan lova att det inte finns någon anställd som gillar det och ingen företagsledare som vill att det ska existera på dess företag.

Har ert företag processer, flöden, rutiner, riktlinjer, dokument, mallar och policys som SKA användas enligt någon handbok? (Men som inte alla använder?)

Är processerna och flödena optimerade utifrån de som använder dem dagligen eller utifrån att det ska vara lätt att uppdatera dem en gång om året? Och lätt att presentera när revisorerna kommer?

Ligger alla mallar lättåtkomligt i de program som de hör till? Är de uppdaterade med senaste loggan? Är det tydligt var du som anställd ska göra av alla dokument och mallar som du använder?

Har du som nyanställd ett stöd i de system som finns eller hänvisar de till att du ska kontakta någon titel som inte går att hitta i andra system som t.ex. telefonkatalogen eller på intranätet.

Har du som anställd en rollbeskrivning?
Vet du ditt ansvar och dina befogenheter? Vad förväntas du göra?
Säg att du är anställd som byggprojektledare hos en beställarorganisation. Hur mycket får du attestera fakturor för? Vad får du beställa för? Ska du lämna veckorapporter/månadsrapporter/ekonomiavstämningar? Vad händer om du går över budget (finns det några gränser)? Får du skriva på avtal? Får du lämna in bygglovsansökan och miljöansökan, när representerar du bolaget?
Allt detta är saker som skiljer sig mellan olika bolag men att detta är tydligt gör att en projektledare kan nyttja sin tid med att fokusera på att planera och driva projektet framåt.

Här hittar ni det inre energiläckaget, och det kostar många timmar för de anställda att dagligen navigera i dåliga system och fundera på om de har missat något. För att inte prata om hur mycket de stressar de anställda som vill göra rätt.

Vad kan man börja med för att reda ut detta och identifiera hur stora problem man har?

Mitt tips är först och främst att se till att verksamhetsutvecklarna (om man har såna) inte sitter i någon stabsfunktion, de måste sitta ute på avdelningarna på något rullande schema för att förstå verksamheten (och hitta det som tar energi från de anställda). På så sätt ser de hur de kan skruva på det befintliga så att det blir bättre innan de börjar arbeta med de stora penseldragen för nästa stora omorganisation. Har ni en avdelning som inte är kärnverksamhet (eller huvudprocess) som till exempel en byggavdelning hos en beställarorganisation se till att ni har någon projektledare som vill följa regler och som kan arbeta med verksamhetsutvecklaren eller ta in en konsult som kan den verksamheten.

Hur jag tänker när det gäller att skruva på processer och flöden så att de stödjer verksamheten kommer det ett eget blogginlägg om i nästa vecka.