Inre energiläckage

Inre energiläckage är något som jag är allergisk mot. Jag vet att många kanske inte vet vad jag menar men jag kan lova att det inte finns någon anställd som gillar det och ingen företagsledare som vill att det ska existera på dess företag.

Har ert företag processer, flöden, rutiner, riktlinjer, dokument, mallar och policys som SKA användas enligt någon handbok? (Men som inte alla använder?)

Är processerna och flödena optimerade utifrån de som använder dem dagligen eller utifrån att det ska vara lätt att uppdatera dem en gång om året? Och lätt att presentera när revisorerna kommer?

Ligger alla mallar lättåtkomligt i de program som de hör till? Är de uppdaterade med senaste loggan? Är det tydligt var du som anställd ska göra av alla dokument och mallar som du använder?

Har du som nyanställd ett stöd i de system som finns eller hänvisar de till att du ska kontakta någon titel som inte går att hitta i andra system som t.ex. telefonkatalogen eller på intranätet.

Har du som anställd en rollbeskrivning?
Vet du ditt ansvar och dina befogenheter? Vad förväntas du göra?
Säg att du är anställd som byggprojektledare hos en beställarorganisation. Hur mycket får du attestera fakturor för? Vad får du beställa för? Ska du lämna veckorapporter/månadsrapporter/ekonomiavstämningar? Vad händer om du går över budget (finns det några gränser)? Får du skriva på avtal? Får du lämna in bygglovsansökan och miljöansökan, när representerar du bolaget?
Allt detta är saker som skiljer sig mellan olika bolag men att detta är tydligt gör att en projektledare kan nyttja sin tid med att fokusera på att planera och driva projektet framåt.

Här hittar ni det inre energiläckaget, och det kostar många timmar för de anställda att dagligen navigera i dåliga system och fundera på om de har missat något. För att inte prata om hur mycket de stressar de anställda som vill göra rätt.

Vad kan man börja med för att reda ut detta och identifiera hur stora problem man har?

Mitt tips är först och främst att se till att verksamhetsutvecklarna (om man har såna) inte sitter i någon stabsfunktion, de måste sitta ute på avdelningarna på något rullande schema för att förstå verksamheten (och hitta det som tar energi från de anställda). På så sätt ser de hur de kan skruva på det befintliga så att det blir bättre innan de börjar arbeta med de stora penseldragen för nästa stora omorganisation. Har ni en avdelning som inte är kärnverksamhet (eller huvudprocess) som till exempel en byggavdelning hos en beställarorganisation se till att ni har någon projektledare som vill följa regler och som kan arbeta med verksamhetsutvecklaren eller ta in en konsult som kan den verksamheten.

Hur jag tänker när det gäller att skruva på processer och flöden så att de stödjer verksamheten kommer det ett eget blogginlägg om i nästa vecka.

Lästips – Trust is the new currency

Trust is the new currency – how to build trust, attract the right partners and create wealth through business and investments är en rykande färsk bok skriven av Sheila Holt och Fredrik Sandvall. Fredrik är en svensk superentreprenör som jag lärde känna när vi var barn och som redan då såg till att det hände saker och att alla mådde bra och hade kul 🙂

Det är så himla spännande att se vad alla gamla kompisar har lyckats göra med sina liv. Fredrik verkar i London och började arbeta med Sheila för ungefär 5 år sedan.

Boken har ett bra resonemang om hur man bygger upp förtroende från grunden, vilka roller man ska tänka på när man bygger företag samt hur man sätter ihop allt för att nå de resultat man efterlängtar.

Boken har en bra struktur med en sammanfattning i början och är tydlig och professionellt skriven men ändå personlig. Sen bygger deras resonemang på trianglar och det gillar jag, det gör att jag får en bra bild att koppla resten av informationen till. Boken täcker upp både övergripande resonemang och små handfasta tips som man kan börja tänka på direkt.

Jag gillade den och kommer att komma tillbaka till den och mina anteckningar när jag har landat lite i den.

Den finns på bokus och adlibris och säkert på fler ställen.

Stress

Jag hör konstant dessa historier om chefer som plötsligt blir arga på möten, inte kommer ihåg saker, som plötsligt lägger sig i detaljer, som inte kan/vill resonera om saker utan bara pekar med hela handen, som prioriterar jättekonstigt och som inte dyker upp på viktiga möten utan att informera. Alla dessa förändrade beteenden är tecken på STRESS.

Jag hör lika ofta berättelser om medarbetare som plötsligt inte levererar alls, som plötsligt tar långa luncher eller som inte tar luncher alls, som säger okej men inte verkar ha förstått vad de ska göra, som kommer in och vill att chefen ska fatta beslut som medarbetaren brukar fatta själv, som kommer in och gråter på chefens rum osv. Alla dessa beteenden är tecken på STRESS.

Eftersom stressade medarbetare ofta har en stressad chef och stressade chefer ganska ofta har stressade medarbetare så blir det snabbt en ond spiral där ingen har kraften att lyfta sig och be om hjälp, snarare byggs stressen på genom konflikter mellan chef och medarbetare. Min erfarenhet är att det ofta är handfast hjälp som behövs i dessa situationer (innan det går för långt). Ta in en konsult som avlastar chefen/avdelningen, som hjälper till att PRIORITERA för både chefen och medarbetarna, som kan hjälpa till med de saker som tar för mycket energi (det är olika saker för olika människor, en del kanske måste ladda för telefonsamtal, en del för att skriva kvartalsrapporten, en del för att de inte orkar reda ut vad som egentligen behöver göras osv).

En konsult kanske känns som en onödig kostnad med kostnaden för en chef som går in i väggen och medarbetare som säger upp sig eller en medarbetare som går in i väggen och en stressad chef som ska sköta rehab och hitta vikarier och någon som gör den sjukskrivna medarbetarens jobb kostar mycket pengar.

En lista som jag alltid har haft med mig i bakhuvudet är Holmes/Rahes lista med stresspoäng, för det är ju inte bara arbetssituationen som påverkar stressnivån. Håll koll på varandra på jobbet så att ni vet vad som händer i era kollegors liv, hjälp varandra och var snälla mot varandra. Det här är livet och det blir inte bättre än vi gör det.

Listan jag skrev om här ovan finns i många lite olika versioner på nätet, här är en.

TED-tips

Om ni har kommit långt med grupputveckling på er avdelning skulle det kanske kunna vara en bra inledning på ett möte att titta på Brené Brown och hennes prat om sårbarhet och skam och hur det viktigaste är att vi vågar känna alla känslor.

Jag har på en del kurser och samverkansträffar fått höra om vikten av att alla ser till att de är på ett “bra humör” och inte “smittar” de andra på projektet. Jag har alltid haft lite problem med detta, självklart är det bra om man kan boosta sig själv, men att tro att man inte får vara ledsen, arg eller sprudlande lycklig utan att det finns ett “rätt sätt” att känna för att inte förstöra för projektet har känts jobbigt.

Jag reagerar starkt på när inte en människa känns genuin. För mig känns det mycket viktigare att vi skapar en miljö där man kan komma in och våga säga att man är ledsen för att katten är sjuk, eller haft en skitmorgon med barnen och så vidare, för när man gör det så trubbas ofta känslan av lite och man känner sig trygg och det är värt så mycket mer.

Även om ni inte har kommit så långt på er avdelning eller ert projekt så kan jag verkligen rekommendera dessa som personlig utveckling. Lyssna, titta, känn och inspireras av Brené.

The power of vulnerability

Listening to shame

Om du har Netflix så finns det ett längre program med henne som heter The call to courage. Det finns även en hel del saker på youtube, bara sök på Brené Brown.

TED-tips

Ett annat TED-tips är att lyssna på Patty McCord som bland annat har varit med att bygga upp Netflix och deras unika företagskultur.

Hennes prat heter 8 lessons on building a company people enjoy working for.

På Netflix arbetade hon som chief talent officer och var med och tog fram deras kultur som ligger på deras hemsida. Det är en beskrivning av hur de ser på individer och förmågor likväl som vad de förväntar sig av de anställda.

Jag själv känner att det skulle vara ganska härligt att veta så tydligt vad man har gett sig in i och hur man förväntas att agera i olika situationer, som till exempel om man inte håller med någon. Men det känns ju väldigt ovanligt med tanke på de jobb som jag har haft tidigare.

Däremot är det lite så vi arbetar när vi arbetar i projekt i samverkan inom bygg. Då har ofta beställaren ett intentionsdokument om hur de ser på samverkan och sedan i början på projektet så skriver alla ihop en samverkansdeklaration. Sedan är det tänkt att man utifrån detta sätter visioner och mål och sedan inom projektet lägger tid på att prioritera mötesstruktur, mötesrutiner, övriga rutiner, reda ut otydligheter, gå igenom konflikthanteringstrappan och skriva en gemensam projektplan. Tyvärr är det ofta inom detta som det slarvas en del och där en stor del av förbättringspotentialen finns, mer om detta i ett eget inlägg om samverkan.

Lästips – Dra åt samma håll

Dra åt samma håll – Att skapa glädje och effektivt samarbete på jobbet, i teamet, i laget och i hemmet är skriven av Susanne Pettersson och Göran Persson. Den finns att köpa på till exempel adlibris och bokus och den verkar åtminstone finnas på nextory.

Ibland känner jag mig väldigt fyrkantig. Den här boken är skriven som att en person börjar på ett nytt jobb och tycker att ledarskapet är fantastiskt och får möjlighet att få en genomgång av chefen om hur hon arbetar med ledarskapet genom möten varje vecka.

Den är skriven som en blandning mellan en skönlitterär berättelse och en ledarskapsbok, det funkar inte riktigt för mig. Precis som när jag läste Empatieffekten så var det ett måste att ha en penna i handen för att kunna markera intressanta saker som man vill återkomma till.

Innehållet var bra och ganska heltäckande och referenslistan är lång, där finns även hänvisningar till de berättelser som tas upp som beskrivningar i texten.

Den kanske fungerar bäst som en inspirerande bok som kan fokusera tankarna på hur man arbetar generellt, jag tror inte att jag verkligen skulle kunna använda den för att förändra mitt arbetssätt.

Poddar till semestern del 2

Här kommer lite mer tips från “podd-djungeln”.

Det finns ett företag som heter HejEngagemang som har både en blogg och en podd. Podden finns åtminstone på deras hemsida, på spotify och på podcaster på iphonen och heter Engagemangspodden. Deras avsnitt har lockande titlar som Recept för ett framgångsrikt förändringsarbete och Vilka faktorer påverkar egentligen mitt engagemang?

Byggpoddar

Det finns en liten härlig podd som heter Samhällsbyggnadskvinnor, som jag har hittat på Spotify. Det är en tjej som heter Amanda Ekdal som har goa samtal med engagerade kvinnor inom bygg som berättar om sina arbeten. Avsnitten är ungefär en timma. Perfekta för promenaden.

Sen finns det en som heter Samhällsbyggarpodden, finns på podcaster och spotify åtminstone, avsnitten är ca en halvtimma långa. Det är en bra podd men får mig inte att vilja “binge-lyssna”.

TED-tips

Jag gillar TED-filmer som start till diskussioner på möten och som inspiration, men det kan vara väldigt svårt att hitta bra talare och bra filmer. Jag tittar gärna på TED på kvällarna emellanåt och tänkte att jag kan dela med dig av lite tips på talare som jag gillar.

En av dem är Adam Grant och hans presentation om givare, tagare och matchare på jobbet. Vem är du? Har ni tagare på jobbet? Vad ska du tänka på när du bygger ett team?

Beroende på mötesstrukturen så tycker jag att man på avdelningen emellanåt ska ha lite mer “prat-möten”. Där kan man prata om vilka vi är, vad vi som avdelning/bolag står för och sånt. Jag personligen tror mer på att kontinuerligt prata om detta istället för på en storträff en gång om året.

Poddar till semestern del 1

Nu börjar det bli läge för många att gå på semester, och då kanske det också finns möjlighet att lyssna lite på några intressanta poddar.

Det finns ganska många poddar om ledarskap, byggbranschen och andra relaterade ämnen men ofta ger de en känsla av att vara ganska “torra” och uppstyltade. För mig är det viktigt att jag gillar sättet podden är på och rösterna lika mycket som innehållet. Jag lyssnar mycket på poddar och “proffs-poddare” och ibland kanske jag ställer höga krav på att även “sällan-poddare” ska vara avslappnade, närvarande och genuina på en nivå som de inte alltid är.

Ledarna har till exempel två poddar. (Finns på ledarna.se och på vanliga podd-ställen).
Miller möter ledare:
Intressanta personer som intervjuas med fokus på ledarskap, kan kännas lite väl korrekt men får ut bra sammanfattningar på olikheter inom ledarskap. Gör mig lite nyfiken och får mig att vilja lyssna på nästa avsnitt, funkar både på promenaden och i hängmattan. Jag gillade avsnittet med en av mina stora idoler Benke. Korta avsnitt på ca 20 minuter.
Chefsrådgivarna:
Det här är mer en faktapodd där olika chefsdilemman såsom “kärlek på jobbet” och “ledarskap i en snabbväxande organisation” diskuteras ihop med gäster. Podden känns också lite väl korrekt, men faktamässigt är den okej.
Ingen podd som jag hade klickat mig vidare på till nästa avsnitt men om något ämne berör mig så hade jag kunnat tänka mig att lyssna. Avsnitt på ungefär en halvtimma.

Wise consulting har en podd som finns på de vanliga ställena.
PåJobbetpodden:
Detta är en proffsig podd, någon som kan man kan ha på i bakgrunden och det finns utrymme att låta de egna tankarna fara iväg emellanåt. Den känns lite mer avslappnad men innehållet är bra och det är bra spridning på innehållet i avsnitten. Avsnitten är lite längre uppemot 50 minuter.
Jag gillade jättemycket att lyssna på Sara Banegas, Det handlar om att “tillit-styra”.

Lästips – Sätt fart på arbetsmötet

Sätt fart på arbetsmötet – en handbok i facilitering är skriven av Maria Eliasson och Pia Villför Larsson

Det här tycker jag är en bra bok för alla som leder möten och vill försöka förbättra och utveckla dessa.

En stor del av boken fokuserar på work-shops men det finns även handfasta råd för övriga typer av möten. I boken definieras fyra typer av möten informationsmöten, arbetsmöten, beslutsmöte och avstämningsmöte (där flera delar kan vara med i samma möte, till exempel ett projektmöte).

Vad gäller workshopen finns det förslag på övningar, hjälpmedel, sätt att dokumentera, olika sätt att leda mötet samt tips för den viktiga återkopplingen.

En ganska heltäckande bok skulle jag säga (fast jag egentligen inte har en aning om “mötes-teori”), som kan lämpa sig som stöd och introduktion till alla och som är full med handfasta råd för de som vill se över och effektivisera sitt företags mötesstruktur.

Vad det gäller möten och speciellt interna möten så finns det pengar att spara för ett företag. Jag länkade till en möteskostnadsberäknings-sida från ett tidigare blogginlägg men jag lägger in den här också. Laborera och begrunda om ni tror att det finns pengar att spara hos ert företag, vill ni ha hjälp och lite utifrånperspektiv så är det bara att höra av er. 🙂

Sen råkade jag här om dagen snubbla på en gratis app som har funnits länge (som åtminstone finns till iphone) som heter Mötesplan. Den hjälper till att planera möten och ger tips på övningar också.