Visste ni att det finns en hel sida med öppet material om hur man får bra balans på sina möten?
Jag hittade sidan suntarbetsliv.se som är en sida med information och verktyg för en frisk arbetsplats i offentlig sektor. På den sidan finns ett verktyg som heter bättre möten.
Den utgår ifrån en modell som baseras på två roller och två perspektiv (bild från deras sida).
Grundtanken är att genom att hitta balansen av den berättande rollen och den viktiga utforskande rollen, samtidigt som man har ett inifrån och ett utifrån-perspektiv så blir mötena bättre. Det finns hur mycket material och filmer som helst att ta del av här.
En viktig ingrediens för att nå denna balans är ju såklart att man känner sig trygg i gruppen och känner tillit för de andra medlemmarna.
För att vara riktigt “tråkigt” så behöver vi diskutera detta med möten. Det finns olika undersökningar som visar att vi lägger 25-30% av vår arbetstid på möten (chefer och projektledare 60-80%). Om vi skulle bli bättre på att göra vårt förarbete och planera mötena och tänka till innan vi slentrianmässigt kallar “alla” till ytterligare ett möte så skulle vi hinna med att jobba också.
Handen på hjärtat, när fick du senast en agenda med i möteskallelsen och kanske till och med vilka förväntningar som den som kallade hade på mötet? (Informationsmöte, arbetsmöte, diskussionsmöte, beslutsmöte, brainstormingmöte).
Hur många möten går du på som du inte riktigt förstår varför du är kallad till?
Hur många möten går du på som du efteråt anser är helt onödiga?
Hur många beslutsmöten/arbetsmöten blir inställda för att någon inte har gjort det den ska för att föra mötet framåt eller att en beslutsfattare har prioriterat om i sin kalender och inte dyker upp på mötet?
På bland annat Astrakans hemsida finns en möteskalkylator för att kunna beräkna vad ett möte kostar er organisation och information om hur man kan arbeta med möten.