Fredrik Bauer på Mötesutveckling har gjort en stor undersökning där över 500 personer har tillfrågats om möten och möteskultur. I undersökningen finns väldigt många bra tips och tankeställare, helt klart är att den här undersökningen visar att det absolut bästa och enklaste sättet sättet att minska ert inre energiläckage och bli mer effektiva är att sätta upp regler för era möten som följs.
Jag har ju tidigare länkat till Astrakans möteskalkylator, Fredrik skriver i rapporten att om varje anställd i snitt lägger ungefär 5 veckor av sin arbetstid på möten. Det innebär kostnader på lågt räknat 3,7 miljoner kronor för ett företag på 50 personer, se till att dessa pengar läggs på bra effektiva möten som ger företaget något tillbaka.
Fredrik har identifierat 5 nycklar till effektiva möten:
- S – Struktur
- U – Underlag
- R – Rätt personer
- F – Fokus
- A – Avslut
Här kan man sedan lägga till den ordning som jag snappat upp hos Astrakan då dessa fokuserar mer på hur man kan arbeta på själva mötet.
- S – Syftet
- M – Mål
- A – Arbetsgång
- R – Roller
- R – Regler
Egentligen handlar ju det om sunt förnuft och att tänka på och respektera andras tid. Det bästa sättet att börja en förändring är med dig själv, så se till att de möten som du kallar till ALLTID har en agenda, ALLTID är tydlig med syftet och målet med mötet och skickar ut underlag i tid innan mötet (Fredrik skriver om varför det är så viktigt i sina rapporter). Se till att du kallar RÄTT personer och att du aktivt väljer din möteslängd och var ni ska vara (ta inte en timma i det vanliga konferensrummet bara för att det är bekvämt).
Om inte alla har förberett sig så VÅGA ställa in mötet eller be den personen som inte har läst på att lämna mötet. Detta av respekt för att de som har förberett sig inte ska behöva lyssna på en sammanfattning för att någon inte orkat förbereda sig. Vems tid är mest värd?
Se till att ni följer agendan, att alla får prata och att ni håller tiden. Det är ditt möte och du styr, se även till att ni hinner med en sammanfattning och ett fint avslut.
Våga även ifrågasätta de möten du blir kallad till, efterfråga agenda, fråga vad din roll är på mötet och om du ska läsa in dig på något innan.
Jag vet att det kan kännas tufft att börja tacka nej till tveksamma möteskallelser och det är otroligt bekvämt att vara REAKTIV och bara göra som andra önskar. Men våga vara PROAKTIV och se vilken tid du kan frigöra utan att det påverkar ditt företag eller dig själv negativt och se vilka andra, kanske roligare uppgifter som du kan få tid över att göra istället.
Grymt bra tips!