Som jag lovade förra veckan så kommer här lite uppföljande tips om hur ni kan förbättra era processer och flöden.
Vad är processer och varför behövs dem, alla vet väl hur man ska göra? Här är ett litet TED-tips om processer, Tom Wujec visar hur han arbetar med att förklara varför processer behövs. (Han har även en hemsida om detta.)
Många företag idag har kommit så långt att man har haft engagerade konsulter inne och gjort en massa färgglada och roliga postitlappsövningar som sedan har blivit processer som beskriver verksamheten och hur man ska jobba.
Jättebra, härligt då har man något att utgå ifrån, men det är nu det riktiga arbetet börjar.
En bra process är enligt mig något som fungerar som en ryggrad för allt du behöver hitta i ditt ordinarie arbete. En process ska ha ett övergripande flöde för de som inte arbetar i just den processen men behöver ha vetskap om den och sedan ska det enkelt gå att få fram mer information för de som arbetar i den.
Ha gärna med namn på individer istället för rollnamn, hänvisa till exempel inte bara till Marknad, utan skriv ett namn (de kanske är ansvariga för olika områden eller affärssegment). På så sätt styr man kontakten rätt direkt. Ja, folk slutar, ja folk ändrar roller men förhoppningsvis inte så ofta.
Se till att Marknad (i det här fallet) är ansvariga för att kontaktinformationen stämmer och att de lätt hittar de delar som de är ansvariga för även om det inte är i deras vanliga processer. (Det lättaste är kanske en sida med länkar till dokument som innehåller saker som deras avdelning ansvarar för)
Om man har systemet uppbyggt så att man har rutiner på andra ställen (till exempel en investeringsrutin i en ekonomihandbok) se till att det länkas dit från de processer som kan behöva investeringsbeslut. Det ska inte krävas extra kunskap för att hitta dokument som krävs enligt processen.
Se till att mallar och dokument heter samma sak på olika ställen så ingen energi går åt till att fundera på om det är “rätt” mall. Se även till att någon är ansvarig för innehållet i mallarna, det behöver inte vara samma person som ser till att mallformaten stämmer (med loggor, adresser mm).
Se till att det går att klicka sig vidare till saker som ledningsgruppsmöten och styrelsemöten och deadlines inför dessa från processer som kan behöva det.
Kort sagt, för att få till implementeringen och få alla att arbeta lika så gör processen till den lättaste vägen att hitta dokument. Öka värdet för de anställda att gå via processerna genom att de känner sig säkra på att de gör rätt och att de snabbt hittar kontakter, mallar och dokument.
Se till att chefer tar upp frågan om hur processerna fungerar på alla avstämningsmöten och fångar upp eventuella kommentarer. Visa att frågan är prioriterad.
Se till att nyanställda får en genomgång i hur vi arbetar och inte bara får information från HR och om vad andra avdelningar gör.
Bli glada över alla som klagar på länkar som inte fungerar eller otydlig information i dokument för då är de inne i processen och arbetar och vill förbättra den. Fira alla förbättringsförslag som kommer in, få med alla på tåget och låt dem känna att de kan påverka. Glöm inte att göra det tydligt och lätt hur man “klagar” och se till att mottagaren prioriterar detta och återkopplar.