Jag brinner verkligen för att öka värdet för slutanvändarna i processer eller i de dokument som måste användas. Vi måste hjälpas åt att få bort onödig dokumentation och att få alla som förväntas prestera de dokument som är kvar att förstå VARFÖR de ska skrivas.
Ta en sak som de projektunika planerna som entreprenörer förväntas ta fram eller ta över och vidareutveckla för alla projekt (kvalitet- miljö och arbetsmiljöplaner). Som projektledare hos beställaren så är de något som man (speciellt i mindre projekt) får tjata om och när de väl lämnas in är de oftast inte bra och tydliga.
Då är det något som har blivit fel i processerna, för vad är tanken med dessa planer?
Tanken är ju att beställaren ska känna sig säker på att de som arbetar på projektet har koll på de specifika förutsättningarna och lagkraven som gäller för just detta projekt.
Egentligen så är det ju perfekt, tänk att en VD eller ett ombud för ett entreprenadföretag ska åka ut till ett projekt och stämma av läget? Efter en snabb blick i projektplanen (kvalitetsplanen, miljöplanen och arbetsmiljöplanen) så har hen en bra uppfattning om de viktiga sakerna på just det projektet.
Om det nu är så bra, VARFÖR sköts det så dåligt då? Här är några möjliga anledningar.
- Ingen hos entreprenören bryr sig och efterfrågar planerna.
- Ingen har förklarat för alla ute på bygget varför vi har dem, vad de är bra för och vilka signaler de sänder.
- Det finns inga bra mallar, de som finns passar inte bolagets/avdelningens verkliga projekt.
- Man kommer undan med att vara dålig på dessa som platschef bara projektet går plus.
- Beställaren/byggherren är “för snäll” i början på projektet och låter arbetena starta innan alla dokument är framtagna.
Vad kan man göra åt det då?
Större företag har ofta verksamhetsutvecklare på någon stabsavdelning, plocka i såna fall ut dem i verkligheten och förklara varför mallarna inte fungerar (om det är ord i hjälptexter som inte stämmer, eller om viktiga rubriker inte finns, eller om ordningen är fel) sen får de hjälpa er att utveckla dem så att ni vill använda dem.
Mindre entreprenadföretag kanske inte har någon verksamhetsutvecklare och det kanske är platscheferna som förväntas fixa detta med vänstra handen. Fast de kanske inte riktigt vet vilka krav som ställs, eller har koll på varför och definitivt inte har tid att ta reda på det. Det kan också vara så att de lider lite av att de inte har koll på hur andras mallar och planer ser ut. Här kan det ju vara ett tips att ta hjälp av en konsult som arbetar inom bygg.