Blogg – Sida 3

Simon Sinek

En av mina förebilder är Simon Sinek. När man hör hans namn är det många som tänker på hans visuella cirklar med “vad? varför? och hur?” och hans TED-talk som jag har tipsat om tidigare.

Jag gillar honom för hans förmåga att visualisera teorier på ett sätt som verkligen tilltalar mig. Det senaste inlägget på linkedin visar på ett bra sätt tankarna om att det gäller att våga plocka bort de individer som förstör gruppdynamiken.

Det är samma sak som de pratar om bland annat genom teorin om givare/tagare eller som Gary Vaynerchuk som pratar om vikten av att våga göra sig av med de duktigaste som inte delar de värderingar som finns.

TED-tips

Susan Cain har ett underbart TED-talk om “The power of introverts” om hur vi ska se till att även de introverta får rätt förutsättningar för att kunna bidra med sina förmågor och perspektiv.

Är du extrovert så kan det ge lite insikt i hur de introverta kan känna i dagens samhälle.

Hennes tips är:

Ha inte alltid grupparbeten, och framförallt glöm inte att ge alla möjlighet att arbeta enskilt.
Gå ut i naturen, isolera dig själv och våga vara i ditt eget huvud
Titta vad som finns i din ryggsäck och reflektera över detta och visa de andra vad du har med dig.

Återhämtning utanför arbetstid

Jag har tidigare skrivit om återhämtning på arbetstid här, men det finns ju ett liv utanför arbetet också. Tanken i det förra inlägget var att man skulle kunna lämna arbetet med en hög energinivå men sedan behöver man verkligen lämna jobbet på jobbet.

Det är inte alltid så lätt i många av de roller som vi har idag. Jag har haft lite olika trix för mig under åren.

Jag har ALLTID haft en jobbtelefon och en privat telefon. Dels för att jag har haft många anställningar inom den offentliga sektorn men även för att kunna “sluta jobba” när jag kommit innanför dörren hemma. På vägen till och från jobbet har jag varit i ett mellanland men hemma har jag ytterst sällan kollat på jobbtelefonen.
Innan barnen bokade jag ofta in någon fika eller något som skulle hända direkt efter jobbet så att jag inte bara “råkade jobbade över”. När barnen och förskolehämtningarna blev en del av vardagslogistiken så löste det sig.
När jag hade väldigt stressigt på min förra arbetsplats så använde jag faktiskt PokemonGo som utcheckning. 🙂 Så fort jag lämnade jobbet så startade jag appen och spelade mig vägen hem, otroligt skönt. Jag tog mig tid att raida eller plocka ner ett gym bara för att sänka tempot lite.
Att ha en hobby eller något projekt privat som man gillar är verkligen en bra avslappning. Sen kan hobbyn vara träning, att träna andra, att utbilda sig, att sticka, virka, fotografera, måla, skriva, ja vad som helst som gör att du fokuserar på något som ger dig energi på fritiden.

Men den andra viktiga delen i din återhämtning är sömnen. För mig som haft två barn som inte alls fattat grejen med att sova så är det ett under att jag ens har fungerat. (Nu är de tack och lov 10 och 13 och vill visserligen inte somna men sover åtminstone på mornarna). I en artikel i läkartidningen från 2011 så finns nedanstående text.

Sömnen utgör basen för den fysiologiska återhämtningen, medan vila kännetecknas av aktiviteter där individen upplever harmoni i vilja, känsla och handling. Brist på god sömn ökar risk för negativ energibalans.
Hjärnans återhämtning är beroende av sömn.

Mer konkret: Ju mer stress och ansträngning, desto större behov av tillräcklig mängd sömn av god kvalitet.

De som drabbas av utmattningsdepression beskriver ofta hur de under en längre tid balanserade stressen på arbetet med sociala aktiviteter på fritiden som gav energi och med god sömn, men sedan började de uppslukas av arbetet och började frivilligt minska på sömnen och sedan hade de startat den negativa spiralen.

För er som är intresserade av sömnens påverkan så finns det fullt av böcker om just sömn. Gå in på till exempel bokus och sök på sömn så får ni se 🙂 Men hoppa över “Doktor Sömn” för den får er nog inte att sova bättre 😉

Podd-tips

Det finns en ny podd, infraprojektpodden som finns på Spotify. Det är Johanna Aalto som idag jobbar på Serneke som har den. Jag hittade den via linkedin och det andra (och nyaste) avsnittet där hon intervjuar Peter Svenningsson som nu är Regionchef på Veidekke, de pratar om hans yrkesliv, hans tankar om ledarskap, digitaliseringen i branschen och en hel del om samverkan.

Johanna ställer bra frågor och får ut väldigt mycket information och tips. Den här podden ser jag fram emot att följa.

Möten 2019

Fredrik Bauer på Mötesutveckling har gjort en stor undersökning där över 500 personer har tillfrågats om möten och möteskultur. I undersökningen finns väldigt många bra tips och tankeställare, helt klart är att den här undersökningen visar att det absolut bästa och enklaste sättet sättet att minska ert inre energiläckage och bli mer effektiva är att sätta upp regler för era möten som följs.

Jag har ju tidigare länkat till Astrakans möteskalkylator, Fredrik skriver i rapporten att om varje anställd i snitt lägger ungefär 5 veckor av sin arbetstid på möten. Det innebär kostnader på lågt räknat 3,7 miljoner kronor för ett företag på 50 personer, se till att dessa pengar läggs på bra effektiva möten som ger företaget något tillbaka.

Fredrik har identifierat 5 nycklar till effektiva möten:

S – Struktur
U – Underlag
R – Rätt personer
F – Fokus
A – Avslut

Här kan man sedan lägga till den ordning som jag snappat upp hos Astrakan då dessa fokuserar mer på hur man kan arbeta på själva mötet.

S – Syftet
M – Mål
A – Arbetsgång
R – Roller
R – Regler

Egentligen handlar ju det om sunt förnuft och att tänka på och respektera andras tid. Det bästa sättet att börja en förändring är med dig själv, så se till att de möten som du kallar till ALLTID har en agenda, ALLTID är tydlig med syftet och målet med mötet och skickar ut underlag i tid innan mötet (Fredrik skriver om varför det är så viktigt i sina rapporter). Se till att du kallar RÄTT personer och att du aktivt väljer din möteslängd och var ni ska vara (ta inte en timma i det vanliga konferensrummet bara för att det är bekvämt).

Om inte alla har förberett sig så VÅGA ställa in mötet eller be den personen som inte har läst på att lämna mötet. Detta av respekt för att de som har förberett sig inte ska behöva lyssna på en sammanfattning för att någon inte orkat förbereda sig. Vems tid är mest värd?

Se till att ni följer agendan, att alla får prata och att ni håller tiden. Det är ditt möte och du styr, se även till att ni hinner med en sammanfattning och ett fint avslut.

Våga även ifrågasätta de möten du blir kallad till, efterfråga agenda, fråga vad din roll är på mötet och om du ska läsa in dig på något innan.

Jag vet att det kan kännas tufft att börja tacka nej till tveksamma möteskallelser och det är otroligt bekvämt att vara REAKTIV och bara göra som andra önskar. Men våga vara PROAKTIV och se vilken tid du kan frigöra utan att det påverkar ditt företag eller dig själv negativt och se vilka andra, kanske roligare uppgifter som du kan få tid över att göra istället.

Återhämtning på arbetstid

Lina Ejlertsson heter en doktorand i samhälls- och allmänmedicin på Lunds Universitet som forskar på återhämtning på arbetstid. Hon vill inte att fritiden ska gå åt till återhämtning utan menar att det går att lösa arbetstiden så att man går hem påfylld av energi.

Sedan 2015 har framförallt tre faktorer utkristalliserat sig som framgångar för att fylla på energin under dagen. Det är:

Variation, i arbetsställning, arbetsuppgifter och intensitet
Gemenskap, lär känna varandra, snacka, skratta och uppmuntra varandra
Kontroll, att hinna jobba klart och att känna att ledningen lyssnar.

Som en del i det hela så har inspirationsteam arbetat med gemenskapen och för att hitta sätt att påminna de anställda om variationen. I den här artikeln från Sunt arbetsliv finns lite tips.

Andra som arbetar med återhämtning är Östersundshem som arbetar med både obligatorisk träning och sex-timmarsdagar enligt den här artikeln i Chefstidningen. Genom detta försök som skett i flera steg under en längre tid så har de minskat sjukfrånvaron från 8 till 2%. Allt startade egentligen när bolaget gick från att vara ett förvaltande bolag till att bygga 300 bostäder per år, en resa som många kommunala bostadsbolag har gått igenom de senaste åren. Efter den stora omställningen så märkte de att personalen inte mådde bra och sjuktalen var de högsta någonsin.

Ännu en annan modell provas på Södra Älvsborgs sjukhus när man på prov har infört en arbetsmodell som de kallar 80-10-10, där meningen är att sjuksköterskorna och undersköterskorna ska schemaläggas med kliniskt arbete 80% av tiden, 10% av tiden ska ligga på kompetensutveckling så som studiebesök på andra avdelningar eller utbildningar och 10% av tiden som personlig utveckling. I personlig utveckling ingår saker som ger individen energi, det kan vara mindfulness, mer rörelse eller frisk luft.
Utöver detta så har de en timma träning på arbetstid i veckan.

Det finns mängder av exempel på hur man kan arbeta med återhämtning på arbetstid ute på internet, läs och inspireras.

Pomodorometoden

Jag har läst en massa om pomodorometoden men inte orkat ta det sista lilla steget och faktiskt testa den, men i och med att den fanns med i appen som jag testade förra veckan så fick jag tummen ur 🙂

Pomodorometoden har funnits sedan 80-talet och har sitt ursprung från italien och Francesco Cirillo . Den bygger på att man uppskattar hur lång tid varje arbetsuppgift man har tar i pomodors, där en pomodoro är 25 minuter. Det är typ som när programmerarna som arbetar agilt sätter poäng på hur lång tid en uppgift tar.

Du utgår från en uppgiftslista och tidssätter den i pomodoros, sedan tar du en klocka och sätter den på 25 minuter, eller använder en av alla de hemsidor som finns om pomodoro/tomat-metoden, som den här eller den här. 🙂

Sedan är tanken att du ska kunna fokusera på den uppgiften i 25 minuter, efter det så tar du en kort bensträckare (oavsett om uppgiften är klar eller inte) och sedan kör du igång igen.

Efter fyra pomodoros så ska du ta en liten längre paus.

När du kommer igång med detta så är det en inlärningsperiod där du behöver gå tillbaka och se hur många pomodoros du uppskattade en uppgift till och hur lång tid den faktiskt tog. Här får du även fundera på eller anteckna om du har blivit störd eller om något oförutsett hände.

Efter ett tag kommer du att lära dig uppskatta tiden för uppgifterna bättre och förhoppningsvis inse att det lönar sig att monotaska och fokusera på en uppgift i taget.

Hur arbetar ni med återkoppling?

Något som är det absolut svåraste att få till är enligt mina erfarenheter en ordentlig start av projekt samt en erfarenhetsåterföring/återkoppling. Men jag har börjat undra om vi inte försöker göra det i för stora bitar hela tiden.

AAR (after action review) heter en teknik som bland annat räddningstjänsten har provat att köra efter övningar och utryckningar. Den har sedan 80-talet använts inom både försvarsmakten och räddningstjänsten i USA, Canada och Australien. Den bygger på 18 minuter och 4 frågor som ska besvaras och berör vad som hände, varför det hände och hur vi kan göra bättre nästa gång.

Här hos MSB verkar det finns en liten avgiftsfri webbkurs om metodiken, här är en utvärdering efter ett år med metoden.

Då vi jobbar i så långa projekt så är detta något som vi borde kunna göra månadsvis, framförallt i samverkansprojekt och då fokusera på hur samarbetet fungerar. (Själva projektets framdrift fångas ofta upp i “de vanliga” kanalerna).

Vad förväntades hända? Vad var uppgiften?
Vad hände?
Varför blev det som det blev (fokus på VAD inte VEM)?
Vad kan förbättras och hur?

Retrospectives som används inom den agila världen handlar om att se vad som fungerar i sättet de arbetar på. Här pratar de ofta om vad som lyfter gruppen och vad som håller den tillbaka, eller vad de ska fortsätta göra, sluta göra eller börja göra.

App-test

Den här veckan har jag haft möjligheten att beta-testa en app som Astrakan håller på och tar fram.

Fokus på appen är att hjälpa alla som går ledarskapsutbildningar att komma ihåg att applicera det som de har lärt sig när de kommer tillbaka till vardagen, men appen innehåller också mycket bakgrund och teori med hänvisningar till mer information.

Den innehåller allt från att ge feedback till att öka sitt fokus, hålla effektivare möten och bygga team. Lite av allt helt enkelt.

Självklart har jag en del förbättringsförslag (det vore ju inte riktigt likt mig annars) men jag gillar verkligen uppbyggnaden och tanken bakom appen.

Nu vill jag bara att den ska komma live så att alla kan använda den och att den förhoppningsvis kan hjälpa till att lyfta ledarskapet i Sverige till en högre nivå.

MakeItAppen, håll utkik efter den 🙂

TED-tips

Jag har haft boken The fearless organization av Amy Edmonson liggande på skrivbordet ett tag och nu har jag börjat läsa den, jag är inte klar ännu då lite annat kommit i vägen men än så länge gillar jag den.

En kompis till mig tipsade om att hon har ett TED-talk också How to turn a group of strangers into a team som var lite lättare att prioritera 🙂

Det blev en härlig stund med en del insikter, Amy skriver om psykologisk trygghet (som googles undersökning) och i sitt TED så pratar hon om skillnaden mellan ett team så som ett lag som faktiskt kan öva ihop och inte har så stor personalomsättning till skillnad mot de olika team som vi ofta arbetar med.

Inom sjukvården till exempel då man arbetar med samma patient från flera olika avdelningar med olika specialiseringar och kanske inte ens kan namnen på alla som arbetar med en, eller när man arbetar med att göra en animerad film som Frozen, där olika experter blandas friskt i olika team som förändras hela tiden.

Hennes forskning pekar på att det som är nycklarna för att få ett team av experter att fungera tillsammans är att alla verkligen måste förstå att de inte sitter på hela lösningen (ingen gör det), att alla är nyfikna på vilka nya infallsvinklar man kan få från andra samt att den psykologiska tryggheten finns i teamen.