Coronavåren – nya insikter

Hela våren har för mig blivit en lång kurs i en scrummasters dagar och jag har haft möjligheten att följa upplägget på möten och diskuterat tips och trix för att få alla att vara aktiva. Detta eftersom att min man har suttit hemma och delat kontor med mig sedan i mars.

Vad är då mina insikter

  • Det är svårt att behålla teamkänslan i längden genom att bara jobba virtuellt, även om man ser till att få med virtuella fikatillfällen, lite bus och gemensamma virtuella aktiviteter utanför arbetstid. Detta även fast det är en ganska homogen grupp som är vana vid datorer och har bra uppkopplingar.
  • När man inte träffas och har med det mellanmänskliga (snacket vid kaffebryggaren, någon som suckar så högt att någon annan undrar vad det är och så vidare) så blir det en frustration och lättare för personer att bli irriterade på varandra.
  • Programmerare är grymma på planering, uppföljning och att utvärdera sitt arbete och justera och korrigera, men det kräver en hel del möten.

Jag har landat i att det som jag kommer att sno från den agila världen och som jag önskar att alla inom bygg kunde inse värdet av är de möten som de kallar retrospective. Det skriver jag mer om i nästa inlägg som kommer om en vecka 🙂

Bland de mer personliga insikterna är värdet i att ha ett grymt bra trådlöst headset (jag kör gameinglurar) att ha en skön stol, externt tangentbord och extra skärm samt att inte glömma bort att ta sig ut emellanåt. Det har verkligen varit perfekt med en hund hemma 🙂

När man inte har kollegor som ställer frågor eller möten som “stör” och har kaffet alldeles för nära så blir det lätt att man sitter stilla alldeles för långa perioder och jag känner att jag blir stelare i axlar och ryggen.

Sommarpoddar

Förra året tipsade jag om några bra poddar inför semestern. Nu när jag skulle göra årets inlägg så insåg jag att jag lyssnar på samma poddar i princip, så mina semestertips är:

  • Infraprojektpodden
  • Samhällsbyggnadskvinnor
  • Snickarpodden
  • Hela kedjan
  • Engagemangspodden

Tipsa mig gärna om liknande poddar som ger energi. Även om jag börjar tycka att det är samma personer som intervjuas i många poddar, lite trist tycker jag. Själva grejen för mig med poddarna är att få höra nya personer som ger nya perspektiv och insikter.

Sen finns ju den somrigaste av alla “Sommar i P1”, även i år är det med en del riktigt bra sommarpratare.

Ha de mysigt när ni slappar i hängmattan, ligger på knä i trädgården eller är ute och plockar blåbär.

Att bjuda upp till samverkan

Att bjuda upp till samverkan är lika läskigt som att gå över det tomma dansgolvet och känna allas blickar på sig när du ska bjuda upp din drömdanspartner, eller att genomföra ditt noggrant planerade frieri till din älskade.

Men det är en risk man måste våga ta för att få det man vill.

Inte bjuder du upp såhär: 

– Jag vill dansa med dig, men jag vill kunna avbryta dansen om du inte är bra eller om du luktar illa. Men du får inte avbryta dansen. Vad säger du?

Eller friar såhär:

– Jag vill gifta mig med dig, men om du blir sjuk eller inte kommer överens med min mamma så vill jag avbryta. Men du får inte skilja dig från mig. Vad säger du?

Precis så är många av de förfrågningsunderlag som ligger ute om samverkansprojekt skrivna. Ni beställare ställer krav på att personal som ni anser inte fungerar hos entreprenören ska plockas bort (och ersättas med någon som uppfyller samma tekniska kvalificeringskrav) och ni vill kunna pausa och avbryta mitt i fas ett om samverkan inte fungerar enligt er.

Detta samtidigt som ni ibland inte ens namnger er egen organisation eller ger entreprenören en chans att avbryta projektet mellan fas ett och fas två. (Ofta är enda chansen för entreprenören att ta sig bort från en beställare som de inte vill jobba med att lämna ett skyhögt riktpris så att ni som beställare omöjligt kan gå vidare med fas två.)

När jag nu bland annat stöttar entreprenörer i arbetet med ISO 44001 då de systematiserar sitt arbetssätt med samverkan och bland annat tydliggör sina riskanalyser innan anbudslämning (till exempel avseende exitstrategi) så kommer de bästa att välja bort förfrågningar som ovan.

Det ÄR läskigt att bjuda upp till samverkan. Jag har själv suttit i rollen som projektledare hos beställaren för ett samverkansprojekt och vi hade många långa möten innan vi vågade publicera vårt förfrågningsunderlag.

Men ni beställare måste våga ha tillit till samverkansprocessen och till er egen bemanning och förmåga. Först när ni känner att ni har bemannat projektet med de bästa som ni har avseende samverkan och när ni har koll på processen kommer ni att våga att erbjuda entreprenören samma utvägar som ni har.

Våga att öppna upp för att utbyte av personal kan ske hos er båda om samverkansgruppen kommer fram till att det är det bästa för projektet och våga erbjuda entreprenören en utväg efter fas ett. Det är först när ni går in i projektet med samma villkor som magin kan ske.

Mina tips för att ni som beställare ska känna er tryggare är

–       att ta stöd av en samverkansledare som ni känner förtroende för, (det bör inte vara den som ni använder i projektet sedan, den väljs bäst ut tillsammans med entreprenören)

–       att sätta er in i de ökade förväntningar som kommer att ställas på er när ni arbetar i samverkan och bemanna er organisation därefter

–       att åtminstone börja att titta på ISO 44001 – Ledningssystem för affärsrelationer i samverkan för att vara uppdaterade

När vi har trygga modiga beställare som vågar bjuda upp med rättvisa villkor och entreprenörer som vill arbeta i samverkan, det är då vi kommer att förändra branschen.

Mörkrädd

Ibland blir jag verkligen fundersam över varför jag försöker förändra den här branschen, varför jag lägger energi på att få alla yrkesgrupper att tillsammans hitta den bästa lösning för projekten. Varför jag fortfarande håller på med samma saker som jag har hållit på med mer eller mindre i 20 år.

Självklart är det för att det faktiskt tas små steg framåt och att de som förstår vad inkludering och ett bra ledarskap gör för både projektekonomin och bolagsekonomin på sista raden trots allt blir fler och fler. Min känsla är att det är mycket pengar som “försvinner” utan att någon vinner på det.

I ny teknik finns bra men ganska övergripande och allmän text skriven av en professor på KTH om hur branschen bör utvecklas.

Byggbranschen behöver ta klivet in i framtiden, förbättra ledarskapet och bygga bort inneboende machokultur. Det menar KTH-professorn Tina Karrbom Gustavsson som vill se en ökad satsning på ledarskap och multidisciplinär kompetens i ingenjörsutbildningarna.

Kanske inget som överraskar någon i branschen men klicka gärna på länken till artikeln och läs kommentarerna också! Vi har en bit kvar att gå.

Inspiration

Är det så himla svårt att få alla engagerade egentligen? Nej, skulle jag spontant säga.

Det är som är det absolut svåraste idag för dagens chefer är att ta sig tiden att tänka efter vad som skulle kunna förbättras, eller att sätta sig ner och faktiskt LYSSNA på personalen för att identifiera vad det är som gör att deras dagar inte flyter på.

En av chefens arbetsuppgifter måste ju vara att försöka få ut så mycket som möjligt av sina medarbetare, att de mår bra, vet vad de sa göra, hur de ska göra det och varför de ska göra det, men även att identifiera förbättringar och energiläckage i deras vardag.

Man kan till exempel inspireras av Skaraborgs sjukhus som det står en artikel om i Sunt arbetsliv.

Från ett emellanåt kaotiskt och mycket svåröverskådligt system så arbetar de nu med tydliga whiteboardtavlor där de klassar varje patients vårdbehov enligt bestämda kriterier för att redan innan ett arbetspass kunna förutse om balansen är bra mellan de olika vårdlagen samt om de behöver förstärka med extra personal någonstans.

Vårdpersonalen gör kontinuerligt nya bedömningar och vårdkoordinatorn har då en möjlighet att placera nytillkomna patienter i rätt vårdlag.

Ett väldigt tydligt och agilt sätt att arbeta. Bra jobbat 🙂

Djupjobb

Idag har SvD spännande artiklar om att vara hjärnfokuserad och kunna djupjobba, en förmåga som professor Cal Newport spår blir utslagsgivande i framtiden.

Cal Newport släpper sin senaste bok på svenska nu i dagarna, Deep Work, jag har inte läst någon bok av honom men de kan säkert vara intressanta.

Vad menar de med Djupjobb? Jo att kunna styra störningsmomenten och minska påverkan utifrån så att man får tiden att fokusera ordentligt för att kunna leverera något unikt.

Däremot verkar råden och tipsen som ges inte vara så unika, vi kan och vet alla allt det här. Det är som med träning och att äta ordentligt, vi har kunskapen det gäller bara att orka påbörja förändringen.

Här är lite tips baserat på tidigare blogginlägg om du vill öva dig på att arbeta mer fokuserat.

  • Boka in mötesfria dagar eller halvdagar som du håller.
  • Välj en plats med få störmoment, i en tyst zon eller i ett bibliotek, ha ett städat skrivbord och se till att du har en startritual (till exempel att kaffekoppen är påfylld och du är mätt och nykissad).
  • Se till att du har regler (prova till exempel pomodorometoden) så att du inte råkar gå in på Aftonbladet. Regler kan vara att internetanvändning är förbjuden, att det är okej att rita medan du tänker eller att du ska skriva ett visst antal ord.
  • Stäng av notiser på mail och telefon men se även till att din familj kan nå dig om något allvarligt händer så att du kan släppa eventuell oro för att inte bli nådd.

Jag och alla andra idioter

I en stressad organisation är det lätt att hamna i tankesättet att “jag gör allt” och “ingen annan bryr sig”. Att det bara är du som förstår vad som måste göras och varför.

Hit kommer man när rutiner, struktur, kommunikation och en känsla av kasam(sammanhang) inte finns och arbetsbelastningen ökar. När individer börjar tänka såhär på företaget så blir de också sämre på att dela med sig information och delegera arbetsuppgifter och spiralen går nedåt med fullt av individer som tycker att de är de enda som arbetar, som springer i sina stuprör och försöker lösa akuta händelser.

Min erfarenhet av detta är att det bara är att dra i nödbromsen om man får den här känslan, ta in en konsult och strukturera (inte göra om eller hitta på något nytt utan strukturera det som finns), peka med hela handen och prioritera, se till att kommunikationen kommer igång och få personalen att hinna se varandra igen. (Det låter lätt va?)

Om man vill uppmuntra de anställda till att hitta gemensamma saker så är det inte något som (enligt mig) klår filmerna från Danska tv2 “All that we share” som finns i flera versioner. Vi är alla så lika det gäller bara att vi är nyfikna nog att prata med varandra och lyssna på varandra för att bygga pusslet.

Lästips – To team or not to team

To team or not to team är skriven av Stefan Söderfjäll. Det är en otroligt behaglig bok att läsa, tydligt och flödande språk och ändå kopplat till forskning.

Han har bra exempel inom flera branscher som gör att det är lätt att sätta sig in i vad han menar. Boken tar upp allt från team och psuedoteam till ledarskap och feedback.

Det enda som känns lite jobbigt för mig är att det inte finns en koppling från den löpande texten till den föredömliga referenslistan, det innebär att om man vill läsa mer om något så krävs det en hel del för att lista ut vilken referens som beskriver just det.

Men som en enkel uppslagsbok och en lättläst bok som får en att tänka efter så är den superbra. Även om den är lättläst så är den full med fakta och det kan vara bra att ha en penna i handen för att markera och notera lite egna tankar.

Manligt och kvinnligt

Har ni obalans i ert företag mellan manligt och kvinnligt? Har ni härskarstrukturer som framförallt drabbar vissa personer? Har ni personer som mår dåligt men ni inte vet varför?

Ta och lägg lite tid på att medvetandegöra strukturer och härskartekniker, det finns jättemycket underlag på internet. En av sakerna med härskartekniker är att många av de som utövar dem inte är medvetna om att de gör det och hur det uppfattas.

På youtube finns till exempel fem filmer från Ordrum, (det finns många fler men dessa är tydliga och föredömligt korta.)

Skriv ihop några diskussionsfrågor, gör ett kort grupparbete om filmerna och arbeta med detta över tid. Chefer, är ni så modiga att ni vågar be era anställda att ge er feedback om ni faller in i någon härskarteknik?

Om era problem mer är att ni har fallit in i typiskt manliga och kvinnliga mönster, eller har svårt att behålla tjejer som ni rekryterar då kan det vara bra att inleda med någon annan film som ni kan diskutera runt.

Den här filmen är lite längre så för att behålla fokus hos de som behöver se den så gör gärna frågor på den och en tävling där den med mest rätt vinner något.

Jag tänker på crazy pictures, Poesi för fiskar – se mig det är säkert många som tycker att den är överdriven men väldigt många känner igen sig jättemycket. Det gäller ju att få utväxling på mixen av människor och att våga låta alla ta plats.

Vill ni ha tag på en man som kan prata jämställdhet (om man har en extremt obalanserad arbetsplats så kanske detta behövs för att nå fram) så kan man kontakta Män för jämställdhet som har förslag på ett upplägg.

Sen finns det ju även många TED-talks om hur bra jämställdhet och mångfald är för ett företags utveckling.

Julkalender

Jobbar du i ett team just nu? Eller sitter du med goa kollegor som du vill lära känna lite bättre?

Jag funderade på att sätta ihop en egen julkalender, men ibland lönar det sig verkligen att vara en prokrastinerare för i mitt flöde på linkedin så dök det upp att HejEngagemang har årets julkalender inriktad på team.

Så följ dem på linkedin eller facebook, eller ladda ner en kalender för utskrift här.